Unterlagen Digital verwalten ... mit welchem Programm?

Question

Hallo ihr lieben,

ich möchte gerne eine Digitale Akte anlegen in welcher ich alle Daten sammel zu Verträgen, Ansprechpartner, ... so dass ich immer schnell einen Überblick habe welche Email-Accounts und anderen Accounts ich habe und wie noch einmal die Kundennummer meines Stromanbieters war ...

Klar werde ich weiter Unterlagen in Papierform ablegen, jedoch passiert es schnell, dass man den Überblick verliert und nach Kundennummern, Vertragsnummern oder anderen Informationen sucht.

Gibt es da nicht etwas von "Internet"?

Programme die es mir ermöglichen Accounts und Verträge zu verwalten ähnlich wie in einem Ordner nur Übersichtlicher vielleicht mit Suchfunktionen etc.

Vorschläge sind herzlich willkommen.

John DD · Answer

Du meinst ein DMS - Dokumentenmanagementsystem. Davon gibt es viele - vgl. z.B. hier: https://www.netzsieger.de/k/dms-software

kühchen · Answer

Datenbank? Access. Oder unkomplizierter mit Excel.

? · Answer

Dass das Speichern einer Daten- und Faktensammlung (insbesondere Passwörter und Zugangsdaten) direkt auf dem PC oder dem Handy ein extrem hohes Risiko für Datenverlust und Ausspähung darstellt, sei wenigstens hier deutlich gesagt.

Du kannst entweder mit Hilfe eines Flachbett- Scanners alle relevanten Dokumente einlesen (garantiert Fehlerfreiheit !) und nach einem für Dich absolut logischen System alphabetisch geordnet abspeichern oder Du kannst Dir ein Dokument in der Textverarbeitung erstellen, in dem wirklich ALLES zusammengetragen ist (kostet viel Fleiß, Konzentration und Zeit, ist zudem fehleranfällig durch händische Erstellung).

Wer viel Platz hat, kann sich z.B. einen alten HP2050-Drucker hinstellen, den er nur zum Scannen benutzt (der hat einen relativ hochwertigen Scanner), solche Geräte werden wegen der hohen Tintenkosten vermehrt verschenkt oder billig abgegeben.

Durch geschickte Verwaltung (Versionsnummern des Dokuments mit Datumsbezug verwenden) kann solch eine Sammlung leicht auf aktuellem Stand gehalten werden. Im Falle der Nutzung von MS Word als Textverarbeitungsprogramm bitte unbedingt im Format .rtf (statt .doc oder gar .docx) abspeichern ( Nur .rtf ist zu allen Programmversionen kompatibel).
Nur wer jedem Dokument einen eindeutigen und wiederauffindbaren Namen gibt, kann auch etwas wiederfinden. Ähnliches gilt für eine eindeutige, logische Ordnerstruktur.

Solche Dokumentordner unbedingt extern sichern, z.B. auf einem USB-Stick oder einer externen Festplatte.

Solch ein (wenige Seiten umfassendes) Dokument druckt sich leicht aus - nur als Papierausdruck ist es langzeitstabil.

Solche Dokumente gehören NIEMALS z.B. auf ein Handy !
Gerät solch ein Dokument in falsche Hände, bist Du im schlimmsten Falle finanziell ruiniert. VORSICHT !

Anonym · Answer

Aber hallo!!!!!

aeneas · Answer

Leg Dir verschiedene Ordner an, die Du alphabetisch auf Deinem Desktop platzierst und fertig ist der ist der Lack!

Unterlagen Digital verwalten ... mit welchem Programm?

5 Antworten