Eine To-Do-Liste für virtuellen(E-Mail) UND physischen (Ablagekorb) Posteingang schaffen?

Hallo allerseits.

Ich stehe vor dem Problem, dass sowohl über E-Mail als auch über Brief, Telefax und teils per Telefon unterschiedliche Anfragen an mich herangetragen werden. Langsam erreicht diese "Flut" Ausmaße, die ich nicht mehr zu überblicken scheine. Daher würde ich gerne eine Liste erstellen, in der jeder Vorgang, jede Anfrage, jedes To-Do eingetragen und dann der Reihenfolge nach abgearbeitet werden kann. Motto: First come, first serve.

Problem: Ich weiß nicht, wie ich die digitale Welt (also E-Mail) mit der analogen (Briefe, Faxe, etc.) unter einen Hut bekommen soll. Will sagen: Wie behalte ich den Durchblick, dass z.B. diese E-Mail vor diesem Telefax reingekommen ist? Es stünden m. E. drei Möglichkeiten zur Auswahl:

1. Alles digitale ausdrucken, Eingangs-/"Zeitstempel" drauf und in einen Ablagekorb. Dann von unten abarbeiten. Vorteil: Wirklich alles an einem Platz, Reihenfolge ist ganz klar. Manko: Nicht besonders umweltfreundlich und gerade bei umfangreichen Anhängen o.ä. zeitintensiv. Außerdem muss man bei Bedarf den ganzen Stapel händisch durchsuchen.

2. Eine Excel-Liste erstellen und jeden Vorgang dort mit Reihenfolge eintragen. Vorteil: Übersichtlich und Suchfunktion möglich. Manko: Umständliche/Zusätzliche Erfassung mit allen Details und es muss vermerkt werden, wo der eigentliche Vorgang liegt (Outlook, Ablagekorb, Wiedervorlage, etc.).

3. Aufgabenliste in Outlook nutzen. Vorteil: E-Mails können direkt dorthin geschoben werden. Manko: Alles "analoge" muss aufwändig händisch erfasst werden.

Wer hat ggf. weitere hilfreiche Tipps für dieses Problem? Ich spreche von rund 50 Vorgängen, welche derzeit auf Abarbeitung warten und natürlich zunächst in Reihenfolge gebracht werden wollen. Vielen Dank vorab.