Dringende Frage an alle excel - Spezialisten?

Hallo,

genell wäre es noch interessant welche Versionen Sie von Excel und Outlook benutzen.

Für den Import in die Kontakte aus Excel kann so vorgegangen werden:

Exportieren aus Excel

1. Wenn Zeile 1 Ihrer Exceltabelle Spaltenbeschreibungen enthält, z. B. "Name", "E-Mail-Adresse" usw., fahren Sie fort mit Schritt 3. Ist das nicht der Fall, fügen Sie eine solche Zeile hinzu, indem Sie links neben der ersten Zeile mit der rechten Maustaste auf die 1 klicken und dann auf Einfügen klicken.

2. Geben Sie in den neuen leeren Zellen oben in den einzelnen Spalten eine Beschreibung der jeweiligen Spalte ein, z. B. "Name", "E-Mail-Adresse", "Firma", "Telefonnummer" usw.

3. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter.

4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Speichern in einen Ordner aus, geben Sie im Feld Dateiname einen Namen ein, z. B. "Kontakte", und klicken Sie in der Dropdown-Liste Dateityp auf CSV (Trennzeichen-getrennt).

5. Notieren Sie den Speicherort des Ordners, und klicken Sie auf Speichern.

Importieren nach Outlook

1. Wenn Sie einen Import in einen vorhandenen Kontakteordner durchführen, fahren Sie fort mit Schritt 3. Um einen neuen Ordner in Outlook zu erstellen, klicken Sie im Menü Ansicht auf Ordnerliste, sofern die Ordnerliste nicht bereits geöffnet ist.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Kontakte. Klicken Sie anschließend auf Neuer Ordner, geben Sie einen Namen für den neuen Ordner ein, und klicken Sie auf OK.

3. Klicken Sie im Menü Datei auf Importieren und exportieren, klicken Sie auf Weiter, auf Kommagetrennte Werte (Windows) und dann auf Weiter.

4. Wenn nicht die richtige Datei angezeigt wird, klicken Sie auf Durchsuchen, gehen Sie zu dem Ordner, den Sie in Schritt 3 notiert haben, und doppelklicken Sie auf die Datei, um sie auszuwählen.

5. Beim Importieren in einen neuen Ordner ist die Einstellung Optionen nicht relevant, da es keine Duplikate gibt. Wählen Sie ansonsten die logischste Auswahl. Wenn Sie nicht sicher sind, klicken Sie auf Erstellen von Duplikaten zulassen und anschließend auf Weiter.

6. Klicken Sie auf den Ordner Kontakte oder auf einen anderen von Ihnen erstellten Kontakteordner, in den die Kontakte importiert werden sollen, und klicken Sie anschließend auf Weiter.

7. Wenn Sie nicht sicher sind, dass sich die Spaltennamen in der ersten Zeile der Excel-Tabelle den Outlook-Feldern korrekt zuordnen lassen, klicken Sie auf Felder zuordnen, um sie zu überprüfen.

Hinweis: Wenn die Option Felder zuordnen nicht verfügbar ist, haben Sie einen Ordner für den Import ausgewählt, der kein Kontakteordner ist. Klicken Sie auf Zurück, und wählen Sie den richtigen Ordner aus. Wenn Sie mit der Zuordnung zufrieden sind, klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Felder zuordnen zu schließen, und klicken Sie anschließend auf Fertig stellen.

Ob nun die Geburtstage autom. im Kalender stehen kann ich leider nicht sagen. Bei einem neu angelegten Kontakt ist das bei mir (Outlook 2007) so.

Du musst diese Personen in die Outlook-Kontakte übertragen. Bei den Kontakten, bei denen das Geburtsdatum gefüllt ist, taucht dann automatisch ein Termine "Geburtstag von XXX" im Kalender auf.

Import in die Kontakte aus Excel geht mit den normalen Import-Funktion von Outlook. Wichtig dabei: der Bereich mit den Personen muss in Excel vorher "benannt" worden sein.

Das Importieren funktioniert mit der Outlook-eigenen Importfunktion gut und recht intuitiv.

Wenn ein Kontakt manuell erfasst wird und dieser Kontakt im Feld "Geburtstag" einen Eintrag enthält, erstellt Outlook automatisch einen jährlichen Serientermin. Dann erscheint, um bei deinem Beispiel zu bleiben, an jedem 27. Juni im Kalender der Eintrag "Geburtstag von Kurt Maier". Das ist ein sogennantes "Ganztägiges Ereignis". Das ist zunächst eine gute Lösung.

Aus eigener Erfahrung habe ich aber feststellen müssen, dass, wenn ich den Geburtstagseintrag durch eine Importfunktion erstelle, diese Serientermine nicht erstellt werden. Jedenfalls bei Outlook 2003 und bei Outlook 2007, andere habe ich nicht.

Ich muss nach dem Import die Details des Kontaktes aufrufen, den Geburtstagseintrag anklicken (der ja schon richtig eingetragen ist), dann den Kontakt mit "Speichern" schließen. Daraufhin wird ein Serientermin erstellt. Recht umständlich bei 200 Kontakten.

Dann musst du noch bedenken, dass die Standarderinnerung im Outlook auf 15 Minuten eingestellt ist. Das bedeutet, dass ein "Ganztägiges Ereignis" um 23:45 Uhr am Vorabend erinnert wird. Das wird lästig, wenn du die Kontakte auf ein Handy synchronisierst. Das bimmelt dann pflichtgemäß kurz vor Mitternacht los. Deswegen habe ich bei meinen Geburtstagserinnerungen die Zeit auf 12 Stunden eingestellt.